- Un parent paie 50 000 FCFA au guichetLe caissier choisit l'élève ; KALAMOU affecte le paiement aux tranches dues.
- Le reçu numéroté est remisImprimé ou affiché, vérifiable par son QR code.
- La situation de l'élève se met à jourReste à payer et prochaine échéance, visibles aussi dans l'espace parents.
- La caisse du jour et le tableau de bord suiventLe promoteur voit l'encaissement de la journée sans appeler la caisse.
- L'écriture comptable est préparéeQuand le module comptabilité est activé.
Les frais de scolarité suivis, franc par franc.
Qui a payé, qui doit, combien et depuis quand : la réponse en un clic, au lieu de feuilleter les cahiers de caisse à la fin du trimestre.
Le constat
Pourquoi les impayés s'accumulent
Dans beaucoup d'écoles privées, les paiements sont notés dans un cahier, puis recopiés dans un fichier Excel quand on a le temps. Au moment de relancer les familles, personne ne sait vraiment qui doit combien : les tranches, les remises accordées aux fratries et les arrangements faits au guichet sont éparpillés.
Les relances arrivent alors tard, souvent aux mêmes familles, et l'argent manque au moment de payer les salaires.
Ce que fait KALAMOU
Concrètement, au quotidien.
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Frais et tranches
Scolarité, inscription, cantine, transport, tenues : chaque frais a ses montants par classe ou par cycle, et ses échéances mensuelles ou trimestrielles.
- 02
Remises motivées
Fratrie, enfant du personnel, bourse : la remise est enregistrée avec son motif et son auteur, et apparaît sur la situation de l'élève.
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Un reçu numéroté à chaque paiement
Espèces, chèque, virement ou Orange Money : reçu numéroté, montant en lettres et QR code de vérification. Un reçu annulé reste visible, avec la raison.
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Caisse du jour rapprochée
À la fermeture, le caissier compte sa caisse et l'écart éventuel est enregistré. Le promoteur voit ce qui a été encaissé, et par qui.
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Impayés à jour
La liste des élèves en retard, triée par montant, avec ce qui est échu. Plus besoin de tout recalculer à la main avant de relancer.
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Relances SMS ou WhatsApp
En deux clics, un message part vers les parents des élèves en retard, une fois par semaine au plus par famille : ferme, sans harceler.
Une saisie, toutes ses suites
Un paiement au guichet, et tout suit
Ce qui se passe dans KALAMOU, étape par étape, sans recopie d'un cahier à l'autre.
Peut-on reprendre les soldes de l'année en cours ?
Oui. Notre équipe reprend les élèves et ce que chaque famille a déjà payé, depuis vos cahiers ou vos fichiers Excel, pour que les impayés soient justes dès le premier jour.
Le caissier peut-il modifier un reçu ?
Non. Un reçu ne se modifie pas : il s'annule, avec un motif, et l'annulation reste visible de la direction. C'est ce qui protège l'argent de l'école.
Les parents sans smartphone reçoivent-ils les relances ?
Oui, par SMS. Ceux qui ont un smartphone voient en plus leur solde et l'historique de leurs paiements dans l'espace parents.
Pour aller plus loin
Guide Réduire les impayés de scolarité : 7 pratiques qui marchent Échéances claires, reçus systématiques, relances régulières et suivi chiffré : 7 pratiques concrètes pour réduire les impayés de scolarité sans brusquer les familles. Solution Paiement par Orange Money Les frais scolaires payés par Orange Money, sans ressaisie. Solution Appel et absences, SMS aux parents L'appel fait en classe, les parents prévenus le jour même. Solution Notes et bulletins Des bulletins justes, prêts pour le conseil de classe. Solution Comptabilité SYSCOHADA La comptabilité SYSCOHADA se fait pendant que l'école travaille.